Publiciteit genereren is vooruit plannen

Persbericht evenementDag vakantie. Hallo feestdagen! De komende maanden staan er vele activiteiten en evenementen op stapel. Die zijn vaak een gratis redactioneel artikel in de media waard. En toch lopen veel organisaties free publicity mis. De valkuil: de focus ligt te lang op de inhoud, waardoor er te laat wordt gedacht aan het regelen van media-aandacht.

In de ideale situatie wordt marketing en communicatie vrijwel vanaf het begin bij het proces betrokken. Het is namelijk niet een dingetje dat je er wel eventjes naast doet. Tenminste, niet als je het goed wilt aanpakken. Het vergt onder andere timing, de juiste kanalen kiezen, de relevante media benaderen en het neerzetten van een of meer goed verhaal. Gratis publiciteit genereren is vooruit plannen.

Persbericht aankondiging evenement

De eerste publicatiemogelijkheid dient zich aan wanneer de datum en locatie zijn geregeld. Verstuur dan een eerste persbericht met de aankondiging van het evenement. En ja, ook wanneer nog niet het hele programma vaststaat of als het evenement over enkele maanden plaatsvindt. Hoe eerder journalisten worden geïnformeerd, hoe groter de kans op publiciteit. Een persbericht creëert namelijk ook betrokkenheid, van zowel journalisten als hun publiek.

Redacties gebruiken persberichten met aankondigingen van evenementen op verschillende manieren. Sommige redacteuren vullen er lege ruimtes op de pagina’s mee, wanneer er even geen ander nieuws is. Of ze gebruiken het voor afwisseling in de berichtgeving. Daarnaast publiceren veel media kalenders met wat er de komende tijd te doen is. Daarvoor hebben ze meestal slechts de naam, datum, locatie en de website van nodig. Dat is wellicht summier, maar het levert wel zeer waardevolle eerste media-aandacht dat het publiek triggert.

Wil je publiciteit in december? Meld het dan in september!
Elke tweede helft van de maand brengt de lokale Utrechtse krant DUIC samen met het magazine Leven Utrecht! de Uittips voor de volgende maand uit. De evenementen voor september kondigen de redacties dus aan in de editie die half augustus verschijnt.

Een editie waar al aan gewerkt wordt vanaf half juli. Dat is dus het moment waarop het evenement bij de redactie bekend moet zijn. In dit geval dus al twee tot drie maanden van tevoren.

Volgend persbericht evenement

Wanneer nieuwe details over het programma bekend zijn, volgt een tweede en wellicht een derde persbericht. Hoe vaker journalisten relevant nieuws ontvangen, hoe eerder ze ervoor warm lopen om te publiceren. Net zoals dat hoe vaker het publiek over iets leest, hoort of praat, hoe meer het gaat leven in de maatschappij. En dat creëert weer behoefte aan meer informatie, meer verhalen en meer nieuws.

Voorbereiding redactie

Het evenement ruimschoots aankondigen via een persbericht heeft daarnaast nog andere voordelen die de kans op publiciteit vergroten. Zo biedt het redacties natuurlijk overzicht van wat er gaande is in hun gebied of sector, maar dit gunt hen ook de tijd om zich gedegen voor te bereiden.

Media willen tenslotte wel (iets) nieuws melden, en niet steeds vergelijkbare verhalen over vergelijkbare evenementen publiceren. Redacties wegen daarom elke keer weer af hoe ze met een onderwerp om willen gaan.

  • Wat publiceerden we eerder en wat voor soort verhaal willen we nu brengen?
  • Welke interessante of unieke insteken zijn er mogelijk?
  • Welke personen kunnen we wanneer interviewen?
  • Zijn er verslaggevers en fotografen beschikbaar op de dag van het evenement?

Het eindresultaat, de gepubliceerde tekst, lijkt vaak iets eenvoudigs in de ogen van de lezer. Het zijn maar wat woorden op papier, toch? Schijn bedriegt, want er gaat veel organisatorisch en schrijfwerk aan vooraf. Zorg daarom voor een proactief communicatieproces.

Persbeleid of communicatiebeleid nodig?

Wilt u actief journalisten benaderen? Hen tijdig betrekken bij uw activiteit of evenement om het publiek te informeren? Pak het aan op een manier die werkt! Zowel voor uw organisatie als de media.

Vertel me meer!